Cliente nuovo. Prima fattura da emettere dopodomani. Tu apri il portale di fatturazione, scegli il cliente come emittente. Ti chiede: regime fiscale (RF01? RF19?), tipo documento (TD01? TD02?), natura operazione se esente, codice destinatario del cessionario. Il cliente non te l'ha detto. Sono le 18, lui non risponde al telefono. Tu vai a sentimento. Lo SDI te la scarta giovedì alle 03:00.
Il setup della fatturazione elettronica fatto male è il regalo che fai allo SDI per scartarti fatture per i prossimi sei mesi. Va fatto bene la prima volta. L'IA generativa ti aiuta come una check-list parlante: ti chiede una a una le info che servono, in modo da non dimenticarne nessuna.
Il problema: setup affrettato = scarti SDI a ripetizione
Lo SDI non perdona. Una nomenclatura sbagliata nel codice natura, una scelta errata di tipo documento, un codice destinatario formalmente valido ma del soggetto sbagliato: la fattura non passa. Tu la rifai. Lo SDI la scarta di nuovo. Frustrante, lento, oneroso per il cliente che aspetta il pagamento.
La maggior parte degli errori si previene con un setup strutturato. L'IA ti aiuta a costruire la procedura standard di setup, da applicare uguale per ogni cliente nuovo.
Come si fa davvero: prompt per check-list setup SDI
Ruolo: Sei un commercialista italiano esperto in fatturazione elettronica e Sistema di Interscambio (SDI).
Compito: Genera la check-list completa di setup fatturazione elettronica per un nuovo cliente, da raccogliere PRIMA della prima emissione.
Profilo cliente (anonimizzato): SRL artigiana, regime ordinario, opera in Italia + UE + alcuni paesi extra-UE.
Output richiesto - check-list informazioni da raccogliere:
- Anagrafica completa cedente/prestatore (denominazione, sede, P.IVA, CF, REA)
- Regime fiscale (codice RFxx da utilizzare, motivazione)
- Modalità trasmissione (SDI diretta o tramite intermediario)
- Canale ricezione cliente (codice destinatario 7 caratteri, PEC, o 0000000)
- Coordinate bancarie per indicazione in fattura
- Tipologie documenti tipici (TD01 fattura, TD02 acconto, TD24 fattura differita, TD26 cessione beni ammortizzabili)
- Aliquote IVA tipiche utilizzate
- Eventuali codici natura per operazioni esenti/non imponibili/escluse (N1-N7 con sotto-categorie)
- Gestione bollo virtuale (2 euro su documenti senza IVA over 77,47)
- Sezionali registri necessari
- Conservazione digitale a norma (chi la gestisce: AdE gratuita o fornitore terzo)
Output aggiuntivo: Possibili errori SDI più frequenti per profilo simile e come prevenirli.
Output: protocollo riusabile. Lo applichi a ogni cliente nuovo. Setup pulito, scarti minimizzati.
I 5 errori tipici nel setup fatturazione elettronica
- Usare 0000000 come codice destinatario quando il cliente ha PEC o canale dedicato. Il documento viene ricevuto solo nel cassetto fiscale del cliente, lui non se ne accorge. Pagamento ritardato.
- Sbagliare la natura operazione esente. N2.1 e N2.2 sono diverse. N4 ha sotto-codici. Sbagliare = scarto SDI.
- Dimenticare il bollo virtuale su prestazioni esenti. Sotto soglia non serve, sopra sì. Verifica caso per caso.
- Non testare la prima fattura. Mai mandare la prima fattura di un cliente nuovo "a freddo". Sempre una di prova bassa, vedi che arriva, poi vai sul resto.
- Non configurare la conservazione digitale a norma. Obbligo decennale. Se ti dimentichi, dopo 12 mesi sei nei guai.
Privacy: i dati del cliente nei prompt
Per generare la check-list di setup (strutturale, senza dati reali) puoi usare anche ChatGPT consumer. Per configurazioni con dati reali del cliente (P.IVA, CF, IBAN), o ambiente Enterprise con DPA o operazioni manuali in studio. Stessa regola di sempre. Vedi GDPR privacy studio.
Riferimenti normativi fatturazione elettronica
- DPR 633/72: disciplina IVA italiana, base normativa della fatturazione.
- D.Lgs 127/2015 e D.M. attuativi: obbligo fatturazione elettronica B2B/B2C/PA.
- Provvedimenti AdE: in particolare provvedimento 89757/2018 e aggiornamenti tecnici successivi sulle specifiche XML.
- D.Lgs 82/2005 (CAD): regole conservazione digitale a norma.
- Reg. UE 679/2016 (GDPR): trattamento dei dati di clienti e fornitori contenuti nelle fatture.
Per la fase precedente di onboarding vedi onboarding cliente. Per la lettera di incarico che precede tutto vedi conferimento incarico.
Domande frequenti
L'IA può generarmi direttamente l'XML della fattura elettronica?
Tecnicamente sì, ma è inefficiente. Il gestionale di fatturazione lo fa meglio e con meno rischio errori. L'IA è utile per spiegarti perché lo SDI ha scartato un XML, decodificando i codici errore (00400, 00420, 00425 ecc.).
Quando arriva uno scarto SDI, posso usarlo per chiedere all'IA cosa correggere?
Sì. Il messaggio di scarto SDI contiene un codice errore standardizzato. Lo passi all'IA chiedendo decodifica e soluzione. Recuperi 15-20 minuti per scarto.
Posso usare l'IA per generare il modello "piano dei conti" tipico per il settore del cliente?
Sì, è uno dei casi d'uso più utili nel setup. Tu indichi settore, dimensione, eventuali specificità, l'IA ti tira fuori uno schema piano dei conti completo. Tu lo importi sul gestionale e lo affini con l'esperienza.
Vieni su Squalogruppo Telegram per discutere casi reali di scarti SDI, codici natura, situazioni borderline. Coi colleghi è sempre più veloce.